1. Wie is verantwoordelijk?
Admihome - De Kimpe Vincent is de verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die in deze verklaring worden beschreven.
2. Welke persoonsgegevens verwerken we?
Afhankelijk van uw contact met Admihome kunnen we de volgende gegevens verwerken:
- identificatie- en contactgegevens, zoals naam, adres, e-mailadres en telefoonnummer;
- de informatie die u invult in het contactformulier, waaronder onderwerp en bericht;
- gegevens over uw aanvraag, offerte, opdracht, project, gebouw of perceel;
- plannen, foto's, documenten en communicatie die u voor een dossier aanlevert;
- facturatie-, betalings- en administratieve gegevens;
- technische websitegegevens, zoals IP-adres, browser, apparaat, bezochte pagina's en cookievoorkeuren, voor zover deze door Wix of met uw toestemming worden verwerkt.
We vragen u om via het contactformulier nog geen gevoelige of overbodige documenten te bezorgen. Indien bijkomende stukken nodig zijn, vragen we die gericht op.
3. Waarom en op welke rechtsgrond?
| Doel | Rechtsgrond |
|---|---|
| Uw vraag beantwoorden, een intake voorbereiden en een offerte opmaken | Precontractuele maatregelen op uw verzoek |
| Een aanvaarde opdracht uitvoeren, opvolgen en opleveren | Uitvoering van de overeenkomst |
| Boekhouding, facturatie en naleving van wettelijke verplichtingen | Wettelijke verplichting |
| Dossierbeheer, beveiliging, kwaliteitsbewaking en de verdediging van rechten | Gerechtvaardigd belang, met afweging van uw belangen en rechten |
| Publicatie van herkenbaar project- of beeldmateriaal | Uw afzonderlijke, vrije en aantoonbare toestemming |
| Niet-noodzakelijke analyse- of marketingcookies | Uw voorafgaande toestemming |
4. Van wie ontvangen we gegevens?
Meestal ontvangen we gegevens rechtstreeks van u. Wanneer dit nodig en rechtmatig is voor uw aanvraag of opdracht, kunnen gegevens ook afkomstig zijn van mede-eigenaars, uw vertegenwoordiger, openbare bronnen, overheden of andere betrokken projectpartijen. Wie gegevens over andere personen aanlevert, zorgt ervoor dat dit rechtmatig gebeurt en dat die personen waar nodig geïnformeerd zijn.
5. Met wie delen we gegevens?
Admihome verkoopt geen persoonsgegevens. Gegevens worden alleen gedeeld wanneer dit nodig is voor de dienstverlening, een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang. Mogelijke ontvangers zijn:
- Wix, voor websitehosting, beveiliging, formulieren en websitefunctionaliteit;
- Microsoft, voor zakelijke e-mail, cloudopslag en dossierbeheer;
- boekhoudkundige, IT- en andere professionele dienstverleners die passend gebonden zijn;
- overheden en noodzakelijke dossierpartijen, zoals architecten, ingenieurs, aannemers of deskundigen, binnen het overeengekomen project en voor zover nodig;
- bevoegde instanties wanneer een wettelijke verplichting dit vereist.
Admihome blijft een eenmanszaak. Binnen Admihome heeft standaard alleen de zaakvoerder toegang tot de dossiers.
6. Doorgifte buiten de EER
Sommige technologie- of clouddienstverleners kunnen persoonsgegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte. In dat geval wordt een geldige doorgiftegrond gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen, aangevuld met passende waarborgen waar nodig.
7. Hoe lang bewaren we gegevens?
We bewaren gegevens niet langer dan nodig voor het doel, een wettelijke verplichting of een aantoonbaar bewijsbelang. Als hoofdregels gelden:
- contactaanvragen, niet-aanvaarde offertes en intakes: maximaal één jaar na de laatste betekenisvolle communicatie, tenzij een concrete reden een kortere of langere termijn rechtvaardigt;
- volledige aanvaarde projectdossiers: tien jaar vanaf de financieel-administratieve afronding, gevolgd door een beoordeling van noodzaak, bewijsbelang, lopende rechten en persoonsgegevens;
- boekhoudkundige en fiscale stukken: gedurende de geldende wettelijke termijn; als operationele hoofdregel tien jaar of tien boekjaren;
- klachten, geschillen en geblokkeerde dossiers: zolang de klacht, procedure, verzekeringstermijn of andere aantoonbare bewijsnood loopt;
- tijdelijke kopieën en dubbele downloads: zodra de beheerde versie veilig is opgeslagen en de kopie geen zelfstandige bewijswaarde heeft.
8. Beveiliging
Admihome neemt passende technische en organisatorische maatregelen, waaronder toegangsbeperking, beveiligde cloudopslag, herstelmogelijkheden en zorgvuldig versie- en dossierbeheer. Geen enkele digitale overdracht of opslag is volledig zonder risico, maar we beperken toegang en verwerking tot wat noodzakelijk is.
9. Uw rechten
Afhankelijk van de verwerking heeft u recht op informatie, inzage, verbetering, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid en bezwaar. Wanneer de verwerking op toestemming berust, kunt u die toestemming op elk moment intrekken. De intrekking heeft geen invloed op de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Stuur uw verzoek naar info@admihome.be. Om gegevens aan de juiste persoon te bezorgen, kunnen we redelijke informatie vragen om uw identiteit te verifiëren. U heeft ook het recht een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit.
10. Cookies en websiteanalyse
De website gebruikt cookies en vergelijkbare technieken. Meer informatie over categorieën, doeleinden, bewaartermijnen en het wijzigen van uw keuze staat in het cookiebeleid.
11. Wijzigingen
Admihome kan deze verklaring aanpassen wanneer de dienstverlening, website of regelgeving wijzigt. Op deze pagina staat steeds de actuele versie en datum.